コンペの締切り

ロシアで行っている都市計画のコンペの締切り。

やはり最後はいつもの通りにカオス状態に陥る。ロシア時間で決められた時間までに、パネルを含めた紙媒体の提出物を、郵便会社に渡した、期限時刻内に受け取ったという認証を貰わねばならない。

その為には印刷しなければいけない、100ページを超えるA3サイズの資料を何冊も印刷するのと、A1サイズのパネルを印刷するのを同時に行わなければいけなく、印刷会社で印刷にかかる時間を逆算しながらギリギリまでの作業となる。

既に期限が迫り、オフィスに待機してもらっている郵便会社のスタッフ。事情を説明し何とか待っていてもらっているが、まだ印刷物が届かない。同時にコンペの指定されたFTPサイトにデータをアップデートしていかなければいけない。

しかし、中国のファイヤーウォールの為に、アップデート速度が非常に遅く、何度も途中でエラーとなってしまう。このままじゃきりが無いのでコンペ運営側に電話し、状況を説明し、変わりにファイル転送サイトから送るのとドロップボックスで共有する二方向からファイルを転送することを伝え了承してもらう。

ブックレット、パネル、PPT、A4のステイトメント、それらのプロジェクトに関係することとは別に、設計料の提案書や今回のコンペに関するインボイスなどには引証を押して、最後に郵便会社の時間内での受け取り証明書を同封したりする。

プロジェクト関係の資料は英語とロシア語併記の為に、最後にもう一度確認していくと、ロシア語が何度も同じテキストが使われているのを発見し、ロシア人のスタッフに再確認して訂正してもらう。

結局郵便会社のスタッフが会社を出たのは受け取り印を押してもらった約二時間後。「問題ないですよ」といって忍耐強く待ってくれる姿に感謝の念を感じずにいられない。

そんな訳で分かってはいるけれども、いつも最後はこうなってしまう。それはあまりに多くのことを用意しなければいけなく、そしてそれにかかる時間がどれほどか、そして締め切り間近という緊迫した中でどれだけ集中力が落ちミスがでて、効率が低下していくかを初めてのメンバーは理解していないから。いくら逆算して早めに進めて行ってもこればかりはどうしようもない。そしていつも必ず最後には間に合うことになるから不思議である。

次に残されたのは、最終プレゼンで流す5分のマルチメディア・プレゼンテーションの作成。アニメーションを使ってプロジェクトをよりビジュアルで説明するものである。クタクタに疲れ果てた状態でも、誰かがその動画の為のナレーション・テキストを考えなければいけない。しょうがないので、動画の流れとコマ割を考えながら、テキストを考え始めて家路に着くことにする。